Un médecin souhaitant se faire remplacer doit impérativement en faire la demande à son Conseil Départemental en précisant le nom du remplaçant et la durée du remplacement. Il faudra y joindre la licence de remplacement de l'étudiant ou l'attestation d'inscription au tableau de l'Ordre si le remplaçant est un médecin thésé.

Pour être remplacé, le médecin doit être en situation régulière d'exercice: un médecin privé du droit d'exercer par mesure disciplinaire, par décision judiciaire ou à la suite d'une mesure de contrôle judiciaire ne peut être remplacé.

Il appartient au Conseil Départemental d'émettre un avis favorable: il vérifiera ainsi que le remplaçant remplit les conditions requises et si celui-ci est un étudiant autorise le remplacement. Dans ce cas, il doit informer l'agence régionale de santé de l'autorisation délivrée.

Si le remplacement a un réel caractère d'urgence, le médecin qui souhaite se faire remplacer doit en informer son Conseil Départemental par télécopie, courriel ou téléphone, mais doit régulariser sa demande dans les meilleurs délais. Le remplacement peut toutefois commencer sans attendre la notification officielle de l'autorisation ordinale si le remplaçant est un étudiant.

Un remplaçant étudiant en médecine sans licence ni autorisation de remplacement, ou docteur en médecine non inscrit au tableau de l'Ordre, exerce dans des conditions irrégulières, il commet le délit d'exercice illégal de la médecine et le médecin remplacé peut être considéré comme complice de cet exercice illégal, encourrant les mêmes sanctions, rappelées par l'article L 4161-5 du Code de la Santé Publique (amende de 30 000 € et 2 ans d'emprisonnement), indépendamment d'autres poursuites, en particulier disciplinaires.

Pendant son remplacement, le médecin remplacé doit en principe s'abstenir de toute activité médicale libérale. Toutefois, selon l'article R 4127-65 du Code de la Santé Publique, "des dérogations à cette règle peuvent être accordées par le Conseil Départemental, dans l'intérêt de la population lorsqu'il constate une carence ou une insuffisance de l'offre de soins". Un médecin libéral installé pourra ainsi exercer dans une zone déficitaire en matière d'offre de soins afin d'y assurer la continuité des soins tout en prévoyant son remplacement à son cabinet pendant cette période.

Un contrat de remplacement obligatoire

Il est toujours plus difficile de faire la preuve d’un accord verbal lorsque surviennent des difficultés.

Il est donc essentiel et obligatoire, sur le plan déontologique, que remplaçant et remplacé signent un contrat qui devra être transmis au Conseil Départemental avant le début du remplacement.

Des modèles de contrat peuvent être consultés sur le site Internet du Conseil National de l’Ordre, et s’il est possible de s’en inspirer, ils ne doivent pas être recopiés en l’état mais adaptés à sa propre situation.

Dans ce contrat, devront être indiqués les clauses financières du remplacement, les conditions de mise à disposition du cabinet du médecin remplacé et le rappel des obligations déontologiques.

Les conditions financières doivent être librement débattues avant le début du remplacement et la signature du contrat. En règle générale, le remplaçant est en principe logé et nourri par le médecin remplacé, et son voyage aller et retour lui est remboursé. Il existe plusieurs types de rémunération, et les prétentions du remplaçant seront d’autant plus fortes qu’il est, aujourd’hui, plus difficile à trouver. Le plus souvent, le remplaçant perçoit une indemnité égale à un certain pourcentage des honoraires reçus pendant la durée du remplacement afin de tenir compte des frais réels engagés ou à engager par le médecin remplacé. Ce pourcentage est habituellement de l’ordre de 60 % des honoraires reçus, avec des variantes selon les spécialités, les régions et les exigences de certains remplaçants, qui peuvent obtenir 80 %, voire 100%.

Si le remplaçant utilise le véhicule du médecin qu’il remplace, ce dernier devra couvrir les frais de carburant. L’utilisation du cabinet par le remplaçant justifie la rétrocession d’honoraires dans la mesure où le médecin remplacé doit couvrir ses frais de fonctionnement pendant son absence. Il est toutefois admis que dans le cadre d’un remplacement de gardes, le remplaçant puisse conserver l’intégralité des honoraires dans la mesure où il n’utilise pas le cabinet du médecin qu’il remplace.

Contrat de remplacement et assurances

Le contrat de remplacement devra rappeler qu’un remplaçant exerce son art en toute indépendance, et est seul responsable vis-à-vis des patients et des tiers des conséquences de son exercice professionnel et qu’à ce titre, il conserve seul la responsabilité de son activité professionnelle pour laquelle il s’assure personnellement à ses frais. Dans certaines circonstances, la mise en cause de la responsabilité d’un remplaçant n’écarte pas pour autant toute action en responsabilité à l’encontre du médecin remplacé. Celui-ci pourrait être personnellement poursuivi par un malade victime de la faute de son remplaçant, soit parce qu’il aurait choisi celui-ci avec légèreté, soit parce qu’il ne lui aurait pas donné toutes les informations nécessaires pour assurer la continuité des soins ou pour faire fonctionner un appareil. Le remplacement d’un médecin par un praticien non qualifié dans les disciplines du remplacé, ou encore le défaut d’expérience pour exercer la spécialité et la permanence des soins dans des conditions satisfaisantes, ont donné lieu à des condamnations à des dommages et intérêts au titre d’une responsabilité entière ou partagée.

Si le remplaçant utilise la voiture de son confrère, il devra vérifier si l’assurance de ce dernier le couvre.

Situations particulières

L'Ordre n'est pas favorable à ce qu'un médecin installé effectue des remplacements, considérant qu'il doit être disponible pour ses propres malades. Il admet toutefois qu'il puisse, pendant sa première année d'installation, remplacer un de ses confrères au cabinet de ce dernier, son propre cabinet étant fermé.
Un médecin décédé ne peut avoir de remplaçant. Il peut seulement avoir un successeur. En accord avec le Conseil Départemental de l'Ordre, les héritiers peuvent temporairement faire tenir le cabinet par un médecin inscrit au tableau de l'Ordre qui exercera sous son propre nom avec ses propres feuilles de Sécurité Sociale.
Un médecin interdit par l'Ordre ne peut pas se faire remplacer: sous réserve de l'accord de son Conseil Départemental, il pourra louer ses installations pendant cette période à un confrère inscrit à l'Ordre, exerçant sous son propre nom et conservant l'intégralité de ses honoraires.
Le remplacement doit comprendre toutes les activités habituelles du médecin remplacé ou les techniques dont il a la maîtrise. Toutefois, des remplacements portant sur une technique spécifique commune entre plusieurs spécialités (ex: échographie foetale) peuvent parfois être admis. Il est aussi rappelé par l'Ordre que les médecins en convalescence ou les femmes médecins enceintes puissent être remplacées pour leurs visites à domicile.
Des remplacements réguliers et de courte durée (ex: une demi journée ou journée complète) sont possibles. Le médecin remplacé doit justifier de motifs précis (fonction élective, maladie, développement professionnel continu…). Il appartient au Conseil Départemental de l'Ordre de veiller à ce que ces remplacements, par leur régularité, n'aboutissent pas à une gérance de cabinet interdite par l'article R 4127-89 du Code de la Santé Publique.

Après le remplacement

L’exécution du contrat et la portée d’une éventuelle clause de non installation peuvent être source de contentieux.

En cas de difficultés soulevées par l’exécution ou l’interprétation du contrat de remplacement, remplaçant et remplacé s’engagent, dans leur contrat, avant toute action contentieuse, à soumettre leur différend à deux membres du Conseil Départemental de l’Ordre, chacun choisissant librement l’un de ces deux membres. Ceux-ci doivent alors s’efforcer de concilier les parties et d’amener une solution amiable, généralement dans un délai de 30 jours à compter de la désignation du premier conciliateur. Cette clause de conciliation peut présenter l’avantage d’éviter une procédure souvent longue et onéreuse alors que les contentieux porteront le plus souvent sur le comportement du remplaçant, des actes de dégradation commis dans le cabinet, le refus du médecin remplacé d’appliquer le montant de la rétrocession d’honoraires, les conditions d’hébergement non respectées…

L’après remplacement et l’éventuelle installation en concurrence du remplaçant constitue une source classique de contentieux. L’article R4127-86 du Code de la Santé Publique rappelle qu’un médecin ou un étudiant qui a remplacé un de ses confrères pendant 3 mois consécutifs ou non, ne doit pas, pendant une période de 2 ans, s’installer dans un cabinet où il puisse entrer en concurrence directe avec le médecin remplacé et avec le médecin, qui, le cas échéant, exerce en association avec ce dernier, à moins qu’il n’y ait entre les intéressés un accord, qui doit être notifié au Conseil Départemental. A défaut d’accord entre tous les intéressés, l’installation est soumise à l’autorisation du Conseil Départemental de l’Ordre.

Remplaçant et remplacé peuvent, par contrat, décider de ne pas tenir compte des dispositions de cet article. Ils peuvent également rendre plus précise cette limitation déontologique à l’installation. La clause de non concurrence, pour être efficace, doit déterminer un temps et un périmètre. Le temps doit être d’une durée raisonnable, c'est-à-dire suffisant pour que le remplaçant ait perdu contact avec la clientèle. Il est conseillé que le périmètre soit déterminé par des frontières géographiques (arrondissement, commune…). La délimitation « dans un rayon de x kilomètres » est en effet imprécise et risque d’engendrer des litiges. La notion de concurrence directe doit ainsi être définie dans le contrat pour éviter certaines difficultés d’interprétation en rapport avec une situation de concurrence déloyale.