La déclaration unique d'embauche

La déclaration unique d'embauche peut être réalisée directement sur le site Internet http://www.due.fr
Les formalités obligatoires liées à l'embauche doivent être effectuées sur un support unique, la déclaration unique d'embauche (DUE).
Elle doit être remplie par l'employeur et adressée à l'URSSAF avant toute embauche, et ce, quelles que soient la durée et la nature du contrat de travail envisagé.
À défaut de déclaration, l'employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d'emploi salarié.
Un salarié peut demander, par écrit, aux services compétents en matière de travail dissimulé (police judiciaire, direction générale des impôts, inspection du travail…) si son employeur a accompli la déclaration préalable à l'embauche le concernant. La réponse interviendra dans les 30 jours qui suivent sa demande.
La déclaration préalable doit être réalisée avant la mise au travail effective du salarié.
Elle s'effectue au plus tôt huit jours avant l'embauche et au plus tard dans l'instant qui précède cette embauche, selon le moyen utilisé.
L'employeur procède à la déclaration en utilisant, au choix, le minitel, la télécopie, la lettre recommandée avec avis de réception ou Internet.
Si l’employeur choisit la lettre recommandée, celle-ci devra être postée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l'embauche, le cachet de la poste faisant foi.
Dans tous les cas, l'URSSAF adresse à l'employeur, dans les cinq jours ouvrables, un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié.
S'il constate une erreur dans les mentions portées sur l'accusé de réception, l'employeur dispose d'un délai de deux jours pour en demander la rectification à l'URSSAF.
Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, il faut vérifier avant l'embauche que l'intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité.
Lors de l'embauche, l'employeur doit remettre au salarié:

•  un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche et mentionnant l'identité de l'URSSAF destinataire de la déclaration;
• le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSSAF, lors de la déclaration préalable à l'embauche.

Toutefois, l'employeur est dispensé de ces formalités s'il établit, dès l'embauche, un contrat de travail qui comporte l'identification de l'URSSAF et qui rappelle que le salarié dispose d'un droit de consultation et de rectification des données informatisées le concernant (Loi informatique et libertés).
 

Autres formalités

• Procéder à la visite médicale d'embauche, avant l'expiration de la période d'essai.

Si l'intéressé est soumis à une surveillance médicale spéciale (travailleur handicapé, personne affectée à certains travaux, travailleur de nuit, femme enceinte…) la visite médicale doit avoir lieu avant l'embauche.

• Organiser la formation à la sécurité. Il s'agit de d’instruire sur les précautions à prendre afin d'assurer sa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à des travaux dangereux, sa formation doit être renforcée.